Comment gérer les charges locatives récupérables ?

La définition légale et la liste des charges locatives récupérables sont écrites dans l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Cette loi régit les rapports locatifs et fixe le cadre juridique du contrat de bail d'un logement vide.

  • L'article 23 récapitule la liste de dépenses entrant dans la catégorie des charges locatives.
  • Le décret du 26 août 1987 précise en annexe la liste de ces charges .

Liste des charges locatives récupérables

Les charges locatives font partie intégrale de la vie locative mais elles peuvent créer des litiges entre le bailleur et le locataire. Pour clarifier les obligations et les devoirs de chaque partie, les charges locatives sont précisées par un texte de loi.

Il s'agit notamment des factures, contrats de fourniture et d'exploitation des quantités de consommables …

Si l'immeuble est en copropriété, le règlement de copropriété précise le mode de répartition des charges.

Elles représentent principalement :

  • les frais entraînés par les services rendus liés à l'usage du logement et de l'immeuble
  • eau froide, eau chaude et chauffage collectif des parties communes
  • les dépenses d'exploitation, d'entretien courant et de menues réparations sur les parties communes de l'immeuble
  • les frais d'équipements communs (comme ascenseur, jardin…)

Pourquoi parle-t-on de charges récupérables ?

Les charges locatives doivent être réglées par le bailleur. Il en demande ensuite le remboursement au locataire. C'est pourquoi on parle de « charges récupérables ».

Le bailleur peut demander une provision pour charges pour éviter d'avancer le paiement des charges.

La provision de charges est estimée selon les charges réelles de l'année précédente. Chaque année, le bailleur calcule la régularisation.

Régularisation des provisions pour charges locatives

La régularisation de charges intervient une fois par an. Elle est calculée selon les charges réelles, justificatifs à l'appui.

Un mois avant la régularisation, le propriétaire bailleur doit adresser à son locataire un décompte par nature de charges.

Si les charges réelles sont inférieures aux provisions perçues,  le bailleur rembourse le locataire du trop-perçu.

Inversement le locataire doit régler la différence en cas de sous-estimation des provisions.

Enfin, le bailleur réajuste la provision à la hausse ou à la baisse pour l'année en cours.

 

Les références des textes à consulter :

article 23 de la loi du 6 juillet 1989

décret du 26 août 1987 dans la partie annexe

Charges locatives : droits et obligations

Tous les propriétaires-bailleurs sont confrontés aux charges locatives, appelées également charges récupérables. Ces charges sont des dépenses payées par le propriétaire. Elles doivent être remboursées par le locataire car elles correspondent à l'usage direct du logement. Lors de la signature du contrat de bail, un montant estimé des charges est défini mensuellement, correspondant à une provision.

La provision est un montant estimé et régularisé  tous les ans

Lors de la régularisation, le locataire devra se faire rembourser du trop-perçu ou régler le complément manquant. Ce réajustement du montant de la provision sera corrigée sur l'année suivante.
Le terme loyer « charges comprises » est une notion inexacte car les charges locatives ne sont jamais fixes. Elles varient et évoluent en fonction des dépenses réelles et le forfait prévu est révisable. Le montant de la provision est calculée selon l'exercice passé en fonction du budget prévisionnel.

Droits du locataire

Le propriétaire a l'obligation de fournir les justificatifs au locataire 1 mois avant la régularisation annuelle. Ce décompte doit indiquer les différentes catégories de dépenses auxquelles les charges correspondent. Le document doit également préciser  les quantités consommées, par exemple pour l'eau et l'énergie.

Lorsque le logement est situé dans un immeuble en copropriété, le décompte des charges doit préciser la manière dont sont réparties les charges entre locataires. Ce calcul s'effectue par millièmes entre tous les habitants de l'immeuble.

Le bailleur doit permettre au locataire de vérifier le décompte des charges en tenant à sa disposition toutes les pièces justificatives. Pour justifier le montant des charges, le propriétaire doit communiquer au locataire, un mois avant la régularisation, un décompte détaillé de charges. Pendant le mois qui suit, il doit tenir à la disposition des locataires toutes les pièces justificatives.
Un locataire qui a régulièrement payé ses charges peut contester ce paiement dans les 5 ans qui suivent, s'il découvre des anomalies ou des erreurs dans la gestion des comptes du propriétaire.

Droits du propriétaire-bailleur

Un propriétaire peut réclamer les loyers et charges locatives pendant un délai de 5 ans, s'il a adressé à son locataire le décompte de toutes les charges un mois avant la régularisation.
Pour éviter des sommes importantes à restituer lors du départ du locataire, il est conseillé d'effectuer des régularisations annuelles en cours de bail.
Dans les immeubles en copropriété, le syndic doit fournir aux copropriétaires-bailleurs, les éléments nécessaires à l'établissement du décompte des charges de leurs locataires.

Une page très intéressante à consulter est le décret du 26 août 1987 qui énumère la liste de toutes les charges récupérables par le propriétaire.

 

Paiement des charges locatives

Il existe deux façons de demander le paiement des charges au locataire :

  1. le versement de provisions pour charges tous les mois, en complément du loyer. La quittance de loyer doit indiquer le loyer et la provisions pour charges de façon distincte. Une régularisation doit être effectuée chaque année pour ajuster les versements du locataire aux dépenses réelles. C'est le cas le plus fréquent.
  2. le paiement ponctuel des dépenses effectives en apportant les justificatifs de ces dépenses (les factures par exemple).

Location : les frais et charges locatives déductibles

Dans le cadre d'une location, le propriétaire bailleur peut indiquer les frais et charges locatives déductibles sur sa déclaration d'impôt. La liste des charges locatives est décrite précisément par la loi. Les frais doivent se rapporter à un bien vous procurant un revenu foncier, c'est à dire faisant l'objet d'un contrat de bail. Il est donc interdit de déduire les charges d'un logement vacant réservé comme pied à terre ou qui n'est pas loué pour motif de vente par exemple. Les dépenses doivent correspondre aux frais de l'année précédente, par exemple pour cette année, les charges à prendre en compte seront celles de l'année 2012.

 

Quelques conseils…

Il est vivement recommandé de conserver toutes les pièces justificatives et factures car l'administration peut vous demander la justification des dépenses.

Dans le cadre du régime forfaitaire, un abattement forfaitaire de 30 % est appliqué directement sur les loyers. Aucune déduction supplémentaire ne peut être opérée.

Quels sont les frais et charges locatives déductibles des impôts fonciers ?

  • la rémunération des gardes et concierges
  • les frais de gérance c'est à dire les sommes versées aux agences mandataires qui s'occupent de la gestion locative de votre bien
  • les frais de procédure concernant un différend avec votre locataire : notaire, un avocat, un huissier ou un expert
  • Les primes d'assurances : garantie universelle des risques locatifs (GRL), garantie des loyers impayés (GLI) ou assurance « propriétaire non occupant »
  • les dépenses de réparation, d'entretien et d'amélioration
  • les dépenses acquittées pour le compte des locataires et restant définitivement à la charge des propriétaires
  • les provisions pour charges de copropriété : les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et éléments communs à l'immeuble (travaux prévus dans le cadre de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 qui fixe le statut de la copropriété)
  • tous les autres frais de gestion (achat de modèles types de contrat de location, frais de correspondance, téléphone, etc.) sont déductibles pour un montant forfaitaire de 20 € par an et par logement
  • certaines impositions relatives au logement loué peuvent être déduites comme la taxe foncière
  • Les intérêts d'emprunt contractés pour l'acquisition, la construction, la réparation, l'amélioration ou la conservation du logement loué. La déduction porte non seulement sur les intérêts mais également sur les frais d'emprunt tels que les frais de constitution de dossier et d'inscriptions hypothécaires.
Patricia est rédactrice professionnelle dans le domaine de l'immobilier.

 

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Une personne a repondu à “Comment gérer les charges locatives récupérables ?”

  1. GUY

    Bonjour,

    Je gère une vingtaine de surfaces commerciales dans le cadre de plusieurs SCI.
    Quel serait le logiciel adapté pour faire les factures, suivre les avances sur charges et les re-facturations de charges ?
    A vous lire,
    Meilleures salutations.
    Guy GOUGENHEIM

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