La quittance de loyer

La quittance de loyer est rédigé et remis par le bailleur, à tout locataire qui en fait la demande. Il s'agit d'un document officiel, non opposable.

Elle atteste le bon paiement du loyer par le locataire. Elle ne doit être produite que lorsque le locataire a réglé le paiement de tout son loyer et des charges.

En cas de règlement partiel, il faut produire un reçu mais surtout pas de quittance !

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Pour télécharger votre quittance de loyer type aux formats PDF et excel, identifiez-vous. Si vous êtes nouveau, saisissez votre email dans le formulaire ci-dessous. Vous pouvez obtenir une quittance de loyer vierge, ou bien une version pré-remplie.

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La loi de mobilisation pour le logement et la lutte contre l'exclusion (loi Boutin) prévoit ceci :

le bailleur est tenu de «transmettre» gratuitement la quittance au locataire qui en fait la demande

Doit-on envoyer la quittance tous les mois ?

Le bailleur n'est pas obligé d'adresser la quittance au locataire tous les mois. En effet, la loi l'oblige seulement à la transmettre quand il reçoit une demande du locataire. Celui-ci doit être à jour dans ses paiements.

Vous pouvez donc attendre que le locataire en fasse la demande. Dans ce cas, il suffit d'indiquer la période pour laquelle vous donnez quittance. Reportez-y la somme des montants perçus sur ce laps de temps.

Néanmoins, pour éviter les litiges, son édition proactive est vivement conseillée.

Habituellement, la quittance est envoyée une fois par mois, une fois encaissé le règlement de la période concernée. Cependant, rien n'empêche d'envoyer des quittances bimensuelles, trimestrielles ou semestrielle. c'est selon les besoins du bailleur et du locataire.

L'importance de la quittance pour le locataire

Ce document est très important pour le locataire car il peut être présenté en tant que justificatif de domicile. Elle est demandée par :

  • la Caisse d'Allocation Familiale (CAF) pour le versement de l'Allocation Pour le Logement (APL)
  • les établissements financiers dans le cas d'un prêt bancaire
  • le nouveau bailleur lors d'un déménagement.

La quittance comme preuve de paiement

Le locataire devrait demander une quittance pour se protéger d'une accusation d'impayé.

La signature du bailleur figurant sur le document constitue une preuve. Elle permettra au locataire d'être reconnu totalement innocent en cas d'accusation d'impayé.

Le locataire peut payer loyer et charges de location par chèque ou par prélèvement automatique . Ces transactions laissent des traces écrites sur le compte bancaire.

Les locataires peuvent utiliser les traces de paiement comme preuve de paiement. Dans ce cas, le recours à la quittance est inutile.

Si toutefois la quittance est nécessaire, envoyez ce modèle de lettre pour demander une quittance. Demandez la avec courtoisie et ajoutez une référence au texte de loi du 06/07/1989.

Quels sont les mentions importantes de la quittance ?

Dans ce document doivent figurer :

  • le nom et l'adresse des deux parties du bailleur
  • le nom et l'adresse des deux parties du locataire
  • le montant du loyer hors charges
  • la période concernée par le paiement
  • les montants
    • des charges locatives (ou des provisions)
    • des charges exceptionnelles (si applicable)
    • de la somme perçue
  • la signature du propriétaire

Le bailleur ne pourra pas facturer de frais de transmission de quittance de loyer. En effet, la loi oblige à une gratuité de transmission.

Modèles de quittance

Les quittances pré-établies facilitent le travail. Ce sont d'excellents supports afin de penser à toutes les informations importantes.

Vous pouvez consulter en ligne notre modèle, fourni sur ce site. Vous devrez l'adapter selon votre situation et vos besoins. Par exemple, vous devrez peut être ajouter la TVA si nécessaire.

Ce conseil est d'ailleurs valable comme pour tous modèles disponibles sur internet.

Logiciels de quittancement

Pour éditer vos documents et gérer vos locations, utilisez un logiciel de gestion locative. Vous pourrez ainsi gérer l'ensemble de la gestion locative automatiquement :

  • quittance de loyer
  • relance
  • courrier
  • avis d'échéance

Une solution efficace, simple et rapide ! Essayez donc Loyer Manager, très simple d'accès et d'utilisation. Il vous permet d'émettre des quittances dématérialisées et bien plus encore.

Comparatif des logiciels d'édition

Certains logiciels spécialisés sont plus adaptés au particulier qu'au professionnel. C'est par exemple le cas de Quittance Express, EBP Location immobilière ou de Loyer Manager.

  1. Le premier est simple d'utilisation. Son usage se limite principalement à l'édition des quittances. Il est compatible Windows.
  2. Le second est beaucoup plus complexe et nécessite de solides bases comptables. Il est surtout adapté aux administrateurs de bien ou aux SCI soumises à l'impôt société.
  3. Le troisième est un bon compromis en termes d'intuitivité et de fonctionnalités. Il a également l'avantage d'être à la fois compatible Mac et Windows.

Modes de transmission possibles

A noter également que le mode de transmission est au choix des deux parties. A elles de se mettre d'accord sur ce qu'elles préfèrent :

  • une remise en main propre
  • un envoi postal de quittance
  • une transmission par email de quittance électronique

Chaque mode de transmission a ses avantages :

La remise en main propre est pratique et peu coûteuse. Elle permet de se rencontrer et d'entretenir de bonnes relations.

L'envoi postal de quittance de loyer permet de formaliser l'échange. Le papier a une valeur supplémentaire et apporte de la crédibilité. C'est le mode de transmission à privilégier en cas de relations tendues entre les deux parties.

Pour gagner du temps et réduire vos frais de gestion, vous pouvez opter pour notre système d'envoi postal en ligne. Il fonctionne par abonnement annuel et est très simple à utiliser.

  1. Vous recevez un email à chaque échéance
  2. si votre locataire a payé son loyer, vous validez
  3. la quittance est imprimée et expédiée par nos soins.

La transmission par email est pratique et rapide. C'est parfait lorsque le locataire veut demander une quittance de loyer que le bailleur lui a déjà envoyé. Le cout de l'impression n'est pas remboursable par le bailleur.

Comment adresser une quittance par email ?

L'envoi postal de la quittance est coûteux. Le bailleur ne peut pas se faire rembourser les frais postaux.

Ainsi, la quittance est adressée de plus en plus fréquemment par email. L'envoi par internet est plus aisé, plus rapide, plus écologique et plus économique.

Pour assurer la sécurité des données, le document doit être adressé scanné et adressé sous format Pdf. Les informations sont plus difficiles à modifiées et la signature doit être visible.

La quittance de loyer n'a de valeur juridique que si elle est signée par le bailleur. D'où la nécessité de la scanner pour obtenir un « certificat de signature électronique ».

 

Durée de conservation/validité d'une quittance

Suivant l'article 2224 du Code civil, les quittances de loyer doivent être conservées durant 5 ans. Au-delà de cette période, le bailleur ne pourra plus poursuivre le locataire pour impayés.

 

Questions / réponses

Finalement, quel est le coût d'une quittance ?

En savoir plus sur le coût des outils de création et d'envoi des quittances

C'est un fait, la loi ne vous oblige pas à envoyer toutes vos quittances. Vous êtes tout de même bien obligé de le faire quand le locataire en a besoin et vous les demande.

Or, la production et l'envoi du document a un coût unitaire ! Ce coût varie de 0.5€ à 7.5€ par quittance, selon les outils de création et d'envoi que vous choisissez.

Multiplié par le nombre de mois et le nombre de locations, votre budget administratif explose !

 

Peut-on facturer l'envoi des quittances ?

En savoir plus sur les frais d'envoi des quittances de loyer

La loi vous interdit de facturer de frais de rédaction ou d'expédition. La majorité des agences immobilières facturaient l'envoi des quittances de loyer (de 0.5 à 3€ par envoi). Pour continuer à facturer ces frais, ils joignent un avis d'échéance à la quittance. Les frais de correspondances sont ainsi liés à l'appel de loyer au lieu de la quittance.

Optimisation fiscale :

Si vous êtes au régime réel, les frais d'envoi liés à la gestion locative sont déductibles des revenus fonciers.

Quittance

Mon locataire réclame sa quittance mais il n'a pas payé. Que puis-je faire ?

La quittance dit que vous êtes quittes, que le locataire ne vous doit plus rien. Elle doit être envoyée si et seulement si le locataire a réglé l'intégralité du loyer et des charges associées à la période indiquée. Si ce n'est pas le cas, donnez lui un reçu en indiquant le solde à payer. Précisez sur le reçu que ce document ne donne pas quittance.

N'envoyez jamais de quittance de loyer avant d'être payé. Le locataire pourrait utiliser cette quittance pour ne pas payer la somme totale.

Images de quittance

quittance de loyer haute résolution

Ancienne version

 

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Aurélien Morillon est le fondateur du portail immobilier Alliance-habitat.com

 

9 réactions à “La quittance de loyer”

  1. Elisabeth

    En temps que particulier, je rédige mes quittances de loyer de façon manuscrite avec signature.
    Une de mes locataires me signale que certains organismes demandent à ce qu’elles ne soient
    pas manuscrites. Ont-ils le droit d’avoir une telle exigence ?

    • Aurelien Morillon

      La quittance peut être produite de manière manuscrite. Cependant l’administration peut refuser les quitance manuscrite pour certaines démarches administratives (demande de carte grise, etc) Dans ce cas, le demandeur a la possibilité de fournir un autre document en tant que justificatif de domicile (facture électricité ou téléphone par exemple)

  2. Christian

    Je pense préférable d’utiliser une quittance qui indique en plus le montant de la CAF que perçoit le bailleur (si c’est le cas) et sur laquelle celui-ci n’indique que la somme dont s’acquitte le locataire.
    La CAF n’avisant pas toujours à l’avance les modifications ou les cessations de paiement, on évitera ainsi des ennuis possibles.

  3. michel

    les factures EDF peuvent elle remplacer les quittances de loyer ?

    cordialement michel

  4. Juan Moraga

    Bonjour,

    Je m’appelle Juan. L’agence envoie les quittances par email, en format pdf et sans signature. Est-ce que cela a une valuer légale?

    Même si les quittances étaient signées, est-ce qu’une signature scanée a de valeur juridique .

  5. Marie

    Bonjour,
    Quel est le délais maximal dont dispose un propriétaire pour délivrer une quittance de loyer? Je n’ai trouvé aucune information à ce sujet

  6. schaller

    bonjour j’ai mon nouveau locataire qui va prendre louer ma maison et il aimerait payer 12 mois de loyer en avance est possible je lui ferais une quittance de loyer pour 12 mois merci de me repondre cordialement

  7. Laetitia

    Bonjour,
    J’ai un locataire qui m’impose à lui envoyer ses quittances pour la poste.
    Actuellement je les lui scanne dessus j’appose bien ma signature.
    Puis-je continuer de lui envoyer par mail ?
    Cordialement.

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