Coût d'une quittance de loyer : 4 options pour économiser

Quel est le véritable coût d'une quittance de loyer ?

L'envoi de quittance de loyer est obligatoire et c'est au bailleur de payer les frais d'envoi.

Retrouvez les différents moyens utilisés par les propriétaires pour réduire les coûts tout en se conformant aux exigences de leur locataire :

• Certains bailleurs choisissent d'utiliser des modèles téléchargeables gratuitement.
• D'autres préfèrent les carnets pour le quittancement disponibles en papeterie.
• Les plus modernes utilisent des logiciels spécialisés.

Quelle est la solution vous convenant le mieux ? Quel est le véritable coût d'une quittance de loyer ?

Le vrai coût d'une quittance

Envoyer une quittance à son locataire représente un coût variable selon les outils dont on dispose. Par exemple, un carnet de quittances « Exacompta » ou « Le Dauphin » coûte entre 4 et 8€ pour un carnet contenant une cinquantaine de quittances.

1€/mois/par location pour un carnet à souche

Certes vous devrez les remplir  en utilisant un stylo mais en contrepartie, vous ferez une substantielle économie parce qu'avec le prix de l'enveloppe et du timbre, les envois ne vous coûteront qu'un euro par mois et par location.

0.50€/mois/location pour les envois par email

Ce qui coute le moins cher, c'est l'envoi de quittances électroniques par email mais attention : Si vous êtes sur d'avoir envoyé un email, vous n'êtes jamais sûr de sa bonne réception. en effet, les boites telles que gMail ou hotmail ont une fâcheuse tendance à placer les emails en spam, sans raison particulière. C'est pour ainsi dire un bon moyen de se fâcher avec son locataire à cause d'un antispam trop zélé !

Utiliser une appli : Logiciel à installer ou Service en ligne ?

Pour le quittancement, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion locative qui fera très bien le job. Certains s'installent sur votre ordinateur, tels que LoyerManager, d'autres sont accessibles en ligne uniquement.

Préférez un logiciel installable et fonctionnel « Hors Ligne »

Pour ma part, j'ai une nette préférence pour les solutions qui s'installent sur un ordinateur parce que j'ai la maîtrise des sauvegardes. En cas de pépin avec une solution en ligne ou si l'éditeur décide de stopper le service, faute de rentabilité, vous perdez tout : le logiciel, la saisie, l'historique des paiement … et vous n'avez aucun recours. Lisez bien les conditions générales d'utilisation qui prévoient ce cas de figure habituellement.

LoyerManager, un logiciel qui génère vos quittances électroniques

Générateur de quittances avec envoi postal

Enfin certains outils vous permettent de générer des quittances et de les envoyer par voie postale. C'est par exemple le cas de l'outil que nous avons développé dès 2005 : Vous recevez un email chaque mois et dès paiement du loyer, vous cliquez sur le bouton de confirmation et la quittance arrive au format papier dans la boite aux lettres  de votre locataire. Ce service, qui coute moins de 4.5€ par mois, permet de se débarrasser de cette tâche rébarbative et récurrente.

Comment faire des économies ?

La première économie consiste à ne pas envoyer automatiquement de quittances à tous vos locataires. Attendez que votre locataire demande sa quittance pour démarrer les envois.

Quand votre locataire vous demandes « toutes les quittances depuis le début », sachez que vous pouvez faire une quittance globale. Indiquez la période complète et la somme des montants perçus.

Par exemple, pour un loyer mensuel de 500€, vous pouvez faire une quittance globale de 6000€, du 1er janvier au 31 décembre.