L'état des lieux : constat de vétusté et dégradations

Modèle d'état des lieux

Qu'est ce qu'un état des lieux ?

L'état des lieux, annexé au contrat de bail et établi conjointement par le bailleur et le locataire, explique l'état de la résidence et de ses équipements pièce par pièce au moment où le locataire emménage dans le logement (état des lieux dit « entrant ») et le jour où ce dernier quitte les lieux (état des lieux dit « sortant »).

Cette convention est un élément essentiel du contrat de bail et engage le bailleur et le locataire sur l'ensemble des informations qui y figurent.

Ainsi, à l'échéance du bail, toute petite dégradation du logement (meubles, tableaux…) découverte en comparant l'état des lieux entrant avec l'état des lieux sortant est susceptible d'être facturée au locataire en réduction de son dépôt de garantie.

À quoi sert l'état des lieux ?

L'état des lieux est un document utilisé pour estimer les dégradations infligées à un logement, entre l'arrivée et le départ du locataire. Si des réparations sont nécessaires, il permet de déterminer à qui incombent les frais de réparations.

Quel est l'intérêt de l'état des lieux pour le locataire ?

L'état des lieux d'entrée permet au locataire de constater l'état dans lequel les locaux sont reçus. Si cette obligation n'est pas remplie, une présomption est faite à l'encontre du locataire. Il est supposé avoir reçu les locaux en bon état de fonctionnement et de réparation. Il existe toutefois une dérogation importante qui s'applique tant aux locations » vides » qu'aux locations équipées : la personne qui a bloqué l'état des lieux d'entrée ne peut pas faire valoir cette présomption. Cette présomption ne pourra pas être invoquée par le bailleur s'il a refusé d'établir un état des lieux lors de l'entrée du locataire dans le logement, ou s'il l'a fait mais a refusé de lui fournir l'état des lieux.

Si l'état des lieux d'entrée révèle que l'appartement est en mauvais état en raison de la vétusté des équipements ou des revêtements, le locataire peut demander de réparer l'appartement sur la base de cet état des lieux.

L'intérêt du bailleur pour l'état des lieux

L'état des lieux permet au bailleur de prouver que le logement qu'il loue à son locataire est dans un état d'usage et de réparation décent, comme l'exige la loi. N'oubliez pas que le bailleur doit fournir à son locataire un logement propre et bien entretenu ainsi que les équipements indispensables.

Si, malgré cela, le locataire demande que certains équipements ou revêtements soient rénovés, il pourrait prétendre que le logement était en très bon état et ne nécessite pas un tel entretien.

Comme le rappelle le ministère de la Cohésion des territoires dans un petit fascicule, l'obligation de réaliser un état des lieux formel lors de la location d'un logement date de 1989 : « La loi a rendu obligatoire l'établissement d'un état des lieux en début et en fin de location, qu'elle soit vide ou meublée, afin d'éviter les litiges lors du départ du locataire. »

Comment procéder ?

Un état des lieux à l'entrée du locataire

Faites un premier état des lieux à l'entrée du locataire. Signé à la fois par le bailleur et le locataire, il fera foi à la sortie du logement. Un exemplaire doit être conservé par chacune des parties.

A la sortie du logement, établissez une seconde version. Le bailleur compare cette version avec celle produite à l'entrée. Cela permet de déterminer les points qui ont été dégradé. Le coût des réparations pourra alors être chiffré par un professionnel.

Sur présentation du devis, le montant des réparations est déduit du dépôt de garantie, versé à l'entrée du locatif. Si le dépôt de garantie n'est pas suffisant pour couvrir les frais de remise à neuf, alors l'excédant est à la charge du locataire.

Il est nécessaire d'en conserver un exemplaire durant toute la durée de la location. Il doit être rédigé par écrit, sur papier libre ou formulaire. Des imprimés en copie carbone très pratiques sont disponibles en papeterie.

Depuis le décret du 1er juin 2016, afin de réaliser un état des lieux conforme, doivent figurer dans le document les éléments suivants afin d'éviter une contestation lors d'un éventuel contentieux :

Le type d'état des lieux (d'entrée ou de sortie).
Il a été établi à cette date.
La localisation du logement.
Le nom ou la dénomination des pièces.
Le domicile ou le siège social du propriétaire.

Sans oublier les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie, le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d'accès aux immeubles à usage privatif ou commun, et enfin, pour chaque pièce et partie de logement, une description précise de l'état des revêtements des surfaces,…

Un état des lieux de sortie

L'adresse de la nouvelle maison ou du nouveau lieu d'hébergement du locataire, la date du premier état des lieux et tout changement dans l'état de chaque pièce et section du bien depuis l'état des lieux initial doivent tous être inclus dans l'état des lieux initial. Un état des lieux complet ne doit pas s'appuyer sur des termes généraux tels que « logement en bon état ». Les éventuels litiges seront anticipés avec une explication plus précise. Le ministère fournit certaines lignes directrices. Par exemple, si l'électricité est coupée pendant la visite, le locataire peut s'inquiéter du bon fonctionnement de l'installation électrique.

Nombre d'exemplaires à rédiger

Toutes les copies doivent être datées et signées, en autant d'exemplaires que de personnes ayant signé le bail. Une copie sera annexée au contrat de location.

Si le locataire refuse de procéder à un état des lieux, il est conseillé au propriétaire de faire appel à un huissier dont les frais seront partagés.

Si c'est le propriétaire qui refuse de le faire, alors le logement sera considéré comme ayant été mis à disposition en bon état. Au bailleur donc de prouver la responsabilité du locataire si des dégradations sont constatées à sa sortie.

Notre checklist pour ne rien laisser passer

Le propriétaire met à disposition du locataire une propriété bâtie à usage d'habitation. Cette procédure permet de fixer l'état d'usure et de propreté du logement mis en location. Il convient de reporter sur le document tout défaut constaté :

Bien vérifier les sols, notamment des moquettes et linoléum (trous, ni taches, brulures, déchirures)
La présence de trous dans les murs, ainsi que les traces de tableau ou posters.
Les traces de doigts sur les interrupteurs, portes, fenêtres et les vitrages.
Reportez toute trace d'éponge, de mousse, de poussière, déjections remarquées sur les vitres
La présence d'ampoules électriques, leur bon fonctionnement et leur nature (ampoules économiques fluo ou led, ce n'est pas le même prix !).
Sanitaires : Taches, émail abîmé ou terne, fissures, traces de moisissure, joints noircis
Actionnez tous les points d'eau (robinets, mitigeurs, douches, chasse d'eau)
Vérifiez la bonne évacuation des eaux, l'absence de fuites, et l'arrivée d'eau chaude.
Indiquez toute dégradation et ou salissure sur les murs, de la terrasse, des allées.
Notez toute trace de mousse, herbe entre les pavés (bonne ou mauvaise), huile, déformation du macadam …
Indiquez la condition des jardinières, la hauteur de taille de la pelouse et de la haie.
Vérifiez le bon fonctionnement des gonds et charnières des ouvertures comme des placards.
Prenez des photos … datées et signées par les deux parties.

Conseils au locataire

A votre arrivée dans les locaux, retirez les ampoules existantes et stockez-les. Vous les remettrez en partant. Même remarques pour le flexible de douche et la lunette des WC.

N'ayez pas peur de prendre les commandes à l'entrée dans les locaux. Une fois votre signature faite, ce sera difficile de revenir dessus.

Si le bailleur vous dit que « ce n'est pas la peine de le noter », ne vous laissez pas faire ! Répondez-lui :

« Si vous dites que vous ne tiendrez pas rigueur des trous dans les murs, vous ne verrez aucun mal à le noter noir sur blanc. ». Exigez de noter les trous dans les murs … Et comptez-les pièce par pièce !

Locataire/bailleur en désaccord

L'un refuse de signer, que faire ?

Si l'état des lieux est habituellement une formalité, il arrive que les deux parties n'arrivent pas à se mettre d'accord.
L'absence d'état des lieux est extrêmement préjudiciable, c'est pourquoi une solution à l'amiable est toujours à privilégier.

En l'absence d'état des lieux, le locataire est censé avoir acquis le bien en excellent état de conservation et d'entretien. Cela signifie que si le bien présente des dégradations au moment de son congé, il sera tenu d'effectuer les réparations nécessaires, même si ces dégradations étaient présentes dès le début du bail.

« En l'absence d'état des lieux, le locataire est censé les avoir reçus en excellent état et doit les restituer dans cet état, sauf preuve contraire. »

Le code civil, article 1731. Toutefois, le locataire n'est pas tenu d'effectuer les réparations si :

Il peut démontrer (par tout moyen) que la dégradation existait avant sa prise de possession du bien ; le bailleur a refusé ou entravé l'état des lieux d'entrée

Si aucun état des lieux n'a été établi au début du bail, le locataire doit transmettre sa demande d'état des lieux au bailleur. Il est également possible de transmettre un état des lieux préliminaire au bailleur, qui peut l'approuver et le signer. Si le bailleur ne répond pas à la demande initiale du locataire, celui-ci doit lui adresser une mise en demeure lui incombant de de procéder à l'état des lieux par courrier recommandé avec accusé de réception. Si cette mise en demeure reste sans réponse, le bailleur est considéré comme ayant refusé l'état des lieux. Dans le pire des cas, il est recommandé de faire réaliser l'état des lieux par un huissier.

La saisine du conciliateur de justice

Le conciliateur n'a pas le pouvoir d'émettre un jugement ou de prendre une décision contre le propriétaire. Cependant, à la demande du locataire, il peut écrire au propriétaire et réaffirmer les exigences du locataire, en le poussant éventuellement à faire un nouvel état des lieux. Un conciliateur peut être contacté par l'intermédiaire de la mairie locale.

La saisine d'un conciliateur de justice est gratuite. Il suffit de se rendre à la mairie ou au tribunal de première instance compétent, ou au bureau du conciliateur de la cour d'appel compétente.

L'une des parties peut soumettre l'objet au conciliateur (ou par les deux d'un commun accord). Le conciliateur de justice adresse à la partie adverse une lettre dans laquelle il réitère la contestation de l'état des lieux sortant et les prétentions du demandeur. Le conciliateur peut encourager le demandeur à faire un second état des lieux.

La saisine de la commission départementale de conciliation

Si les démarches du conciliateur de justice n'aboutissent pas, le demandeur peut transférer le dossier à la commission départementale de conciliation (CDC), à laquelle est subordonné l'hébergement. Cette commission intervient sans frais afin d'éviter le recours au tribunal. De plus, cette saisine est facultative. Par conséquent, il est possible de s'adresser directement au juge pour résoudre le désaccord.

En outre, la CDC n'est pas autorisée à déployer des spécialistes au domicile pour recueillir des preuves ou convoquer des témoins. Son véritable objectif est de créer un cadre permettant au locataire et au propriétaire de parvenir à un accord.

Facturer un EDL : Est-ce légal ?

La réponse est non ! Facturer un état des lieux est illégal. Il s'agit d'un document gratuit pour le locataire. Même si le bailleur se fait représenter par un agent immobilier, aucune rémunération ne pourra être demandée au locataire. Une exception à la règle : en cas de désaccord entre bailleur et locataire, l'état des lieux peut être établi par un huissier de justice. Seulement dans ce cas, les frais seront partagés par moitié entre les deux parties.

Les différents supports disponibles

État des lieux tripli ou triplicata

Les agents immobiliers utilisent des documents très pratiques, constitués de trois volets dont deux carbones (un pour le locataire et un pour le propriétaire, le dernier est pour les archives ou le propriétaire). Ainsi, pas besoin de recopier l'état des lieux, ou de s'encombrer d'un ordinateur : Il suffit de signer et de séparer les volets. C'est la solution que je vous recommande parce qu'à aucun moment, ni le bailleur ni le locataire n'ont l'occasion d'altérer le contenu du document dans le dos de l'autre.

Les modèles gratuits

Vous pouvez faire votre état de lieux librement, aucune règlementation vous en empêche. Soyez malin : pour fabriquer le vôtre, inspirez-vous d'un modèle d'état des lieux existant : Téléchargez le modèle gratuit

Appli pour tablette

Des applis pour tablettes sont également proposées – mais ce n'est pas gratuit ! Voici par exemple STARLOC, vendue 149€ HT. Cette appli, compatible Ipad et Android, propose une solution clé en main pour les professionnels de l'immobilier souhaitant synchroniser, protéger et dématérialiser leurs documents.

Comment réaliser un état des lieux ?

Document mentionnant l'état d'une habitation et de ses équipements listés dans le contrat de location, l'état des lieux doit comporter plusieurs informations importantes. Différentes règles sont donc à respecter lors de sa rédaction.

Utiliser un modèle type

Afin de rester conforme à la loi, référez-vous à un modèle type. Vous trouverez facilement en ligne différents modèles gratuits. Assurez-vous que le document que vous allez compléter soit conforme au décret mentionnant le contenu obligatoire en vigueur depuis juin 2016. Notons que ce constat peut être réalisé sur un support papier ou sous forme électrique.

Écrit en deux exemplaires (un pour le propriétaire et un second pour le locataire), l'état des lieux doit se faire à l'amiable entre les deux parties. Il peut aussi être établi par un commissaire de justice s'il n'est pas possible de le faire à l'amiable.

Ce document, joint au contrat de location, doit faciliter la comparaison de l'état de l'habitation à l'entrée et à la sortie.

Vous pouvez utiliser un document unique. À ce moment-là, chaque pièce de l'appartement ou de la maison doit avoir sa propre colonne. Une colonne est dédiée à « l'entrée » du locataire et une autre colonne sera consacrée à la « sortie » de ce dernier. Il est également possible de rédiger plusieurs documents distincts. Leur présentation doit néanmoins être similaire.

Le propriétaire bailleur et le locataire peuvent également se mettre d'accord en appliquant une grille de vétusté afin de comparer l'état des lieux à l'entrée et à la sortie. Une fois satisfaits du contenu du document, le locataire et le propriétaire reçoivent chacun un état des lieux. Ce document peut aussi être remis à leur mandataire lors de la signature du contrat de bail.

Souvenez-vous également de rédiger deux états des lieux bien distincts : un état des lieux d'entrée et un état des lieux de sortie. Certes, cela n'est pas obligatoire, mais recommandé pour plus de lisibilité et de clarté. N'oubliez pas également de mentionner le jour de l'état des lieux.

Bien remplir le contenu du document

Comme susmentionné plus haut, doivent être précisées en détail toutes les informations concernant l'habitation et les équipements qu'elle comporte. C'est à travers ce document que sera connu l'état de conservation du logement. De ce fait, certaines informations doivent obligatoirement être présentes comme :

Le type d'état des lieux : il doit être précisé s'il s'agit d'un état des lieux d'entrée ou de sortie ;
La date de l'établissement du document ;
La localisation du bien mis en location ;
Les informations concernant les deux parties (nom ou dénomination), le domicile ou le siège social du propriétaire ;
Les moyens d'accès aux pièces à usage commun ou privatif comme les clés ;
La description précise de chaque pièce de l'habitation (revêtement des sols, plafonds et murs, les équipements, etc.) ;
La signature de chaque partie ou des personnes mandatées.

À noter que si les deux parties font appel à des personnes mandatées, certaines informations les concernant doivent figurer dans l'état des lieux comme leur dénomination et leur domicile (ou siège social).

Il peut arriver également que les charges locatives ne soient pas payées au forfait. Dans ce cas, le document doit également comprendre les relevés des compteurs individuels de consommation d'énergie ou d'eau.

En ce qui concerne l'état des lieux de sortie, d'autres informations doivent être ajoutées comme :

L'adresse du nouveau lieu de résidence ou d'hébergement du locataire ;
La date de résiliation de l'état des lieux d'entrée ;
Les changements constatés dans chaque pièce ou partie de l'habitation par rapport à l'état des lieux d'entrée.

Son contenu peut-il être modifié ?

Selon la loi Alur, le locataire est en droit de demander au bailleur (ou à son représentant) d'apporter des modifications au contenu de l'état des lieux. Les changements peuvent néanmoins être apportés sous 10 jours à compter de l'établissement du document. Ainsi, si le locataire constate un problème concernant le logement ou ses équipements, il peut envoyer une lettre recommandée au propriétaire avec accusé de réception.

Dans le cas où le propriétaire refuse de modifier le document, le locataire peut faire appel à la CDC ou Commission départementale de conciliation.

Si un souci est constaté au niveau du système de chauffage, le locataire est également autorisé à demander la modification de l'état des lieux. Cette modification peut néanmoins être apportée durant le premier mois de chauffe selon l'article 3 de la loi du 16 juillet 1989.

Combien coûte l'état des lieux ?

Lorsqu'il est rédigé à l'amiable entre les deux parties (bailleur et locataire), l'état des lieux est gratuit. Toutefois, si le document est rédigé par un intermédiaire, comme un agent immobilier, une partie des honoraires du professionnel est à la charge du locataire.

Le montant à la charge du locataire est néanmoins plafonné. D'une part, les frais ne peuvent pas dépasser le montant acquitté par le propriétaire. D'autre part, il existe une limite de 3 euros TTC par mètre carré de surface habitable.

Ainsi, pour une habitation de 30 m2, par exemple, si le professionnel facture l'état des lieux 190 euros, le locataire ne paie que 90 euros (3 € x 30). C'est au bailleur de régler les 100 euros restants. Notons que le montant maximum imputable au locataire doit toujours être inférieur à celui du bailleur.

Quel coût lors d'un état des lieux litigieux ?

Soulignons également que des frais supplémentaires peuvent être payés en cas de litige. On parle d'un état des lieux litigieux (constat locatif) lorsque l'une des deux parties refuse d'établir un état des lieux. Le propriétaire ou le locataire peut contacter un commissaire de justice. Ce dernier doit bien entendu être payé. Les frais varient en fonction de la surface de l'habitation.

Pour une surface maximum de 50 m2, les frais d'acte avoisinent les 130 euros TTC, les lettres de convocation peuvent atteindre les 18 euros et les frais de déplacement 9,20 euros. Pour une surface dépassant les 50 m2, les frais d'acte montent jusqu'à 153 euros. Si le logement fait plus de 150 m2, le commissaire de justice peut demander jusqu'à 229 euros.

Notons que lorsque ce type de cas se présente, les frais sont partagés (pour moitié) entre le locataire et le propriétaire bailleur.

Absence d'état des lieux d'entrée : que faire ?

Certes, le contrat de location n'est pas remis en cause en cas d'absence d'état des lieux d'entrée. Si le cas se présente, le locataire est censé recevoir l'habitation en bon état. Il devra, lors de sa sortie, restituer le bien dans les mêmes conditions qu'à l'entrée.

Néanmoins, l'état des lieux doit toujours accompagner le bail, notamment à l'entrée. Le propriétaire ne présente pas ce document avec le contrat de location ? Le locataire est en droit de lui adresser une mise en demeure. Dans le cas où le bailleur persiste à refuser de faire l'état des lieux d'entrée, il est dans l'obligation d'apporter toutes les preuves confirmant qu'il a remis un logement en bon état d'usage au locataire. Il pourra ainsi faire valoir les dégradations faites par l'occupant.

Le locataire refuse l'état des lieux d'entrée ? Son refus sera considéré comme une approbation quant à la réception du logement en bon état de réparations locatives. Au moment de quitter les lieux, le locataire doit remettre le logement en bon état de réparations locatives. Il devra toutefois réunir les preuves si le bien était en mauvais état à la réception. Ces preuves peuvent être des photos que seul le commissaire de justice est autorisé à réaliser.

L'état des lieux de sortie et le dépôt de garantie

L'état des lieux de sortie est conforme à l'état des lieux d'entrée ? Dans ce cas, le bailleur dispose d'un mois pour rendre le dépôt de garantie réclamé au locataire lors de la remise des clés. Si les délais sont dépassés, le locataire reçoit une majoration de 10 % (hors charges) du loyer mensuel. Cette majoration du dépôt de garantie restant est appliquée sur chaque mois commencé en retard.

À rappeler que le montant retenu sur le dépôt de garantie dépend de nombreux facteurs. En effet, le propriétaire peut retenir une partie de ce montant :

En cas d'impayés : si le locataire ne peut pas ou refuse de payer ses derniers mois de loyer ou ses charges ;
Si des travaux de réparation ou de remplacement sont à réaliser suite à la dégradation du logement et de ses équipements.

Si la retenue du dépôt de garantie est indispensable en raison de dégradation, le bailleur doit apporter des preuves comme une facture ou un devis.