La quittance de loyer

La quittance de loyer est un document officiel, rédigé et remis par le bailleur, à tout locataire qui en fait la demande.

Elle atteste le bon paiement du loyer par le locataire. Elle ne doit être produite que lorsque le locataire a réglé le paiement de tout son loyer et des charges.  En cas de règlement partiel, il faut produire un reçu mais surtout pas de quittance !

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La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La loi de mobilisation pour le logement et la lutte contre l'exclusion (loi Boutin) prévoit ceci :

le bailleur est tenu de «transmettre» gratuitement la quittance au locataire qui en fait la demande

 

Doit-on envoyer la quittance tous les mois ?

Le bailleur n'est pas obligé d'adresser la quittance au locataire tous les mois. En effet, la loi l'oblige seulement à la transmettre quand il reçoit une demande du locataire et que celui-ci est à jour dans ses paiements.

Vous pouvez donc attendre que le locataire en fasse la demande. Dans ce cas, il suffit d'indiquer la période pour laquelle vous donnez quittance et de reporter la somme des montants perçus sur ce laps de temps.

Néanmoins, pour éviter les litiges, son édition proactive est vivement conseillée.

Habituellement, la quittance est envoyée une fois par mois, une fois encaissé le règlement de la période concernée. Cependant, rien n'empêche d'envoyer des quittances bimensuelles, trimestrielles ou semestrielle. c'est selon les besoins du bailleur et du locataire.

L'importance de la quittance pour le locataire

Ce document est très important pour le locataire car il peut être présenté en tant que justificatif de domicile. Elle est demandée par la Caisse d'Allocation Familiale (CAF) pour le versement de l'Allocation Pour le Logement (APL), par les établissements financiers dans le cas d'un prêt bancaire ou par le nouveau bailleur lors d'un déménagement.

La quittance de loyer est également demandée en prévision d'une accusation d'impayé. Elle constitue une preuve qui permettra au locataire d'être reconnu totalement innocent, grâce à la signature du bailleur qui figure sur le document. Par ailleurs, les locataires qui règlent leur loyer et charge de location par chèque ou par prélèvement automatique sur leur compte bancaire peuvent utiliser les traces écrites de ces transactions comme preuve de paiement, sans avoir besoin de recourir à une quittance. Si toutefois la quittance est nécessaire, vous retrouverez un modèle de lettre pour demander une quittance avec courtoisie et référence au texte de loi.

Quels sont les mentions importantes de la quittance ?

Dans ce document doivent figurer :

  • le nom et l'adresse des deux parties du bailleur
  • le nom et l'adresse des deux parties du locataire
  • le montant du loyer hors charges
  • la période concernée par le paiement
  • le montant des charges locatives (ou des provisions)
  • le montant des charges exceptionnelles (si applicable)
  • le montant de la somme perçue
  • la signature du propriétaire

Le bailleur ne pourra pas facturer de frais de transmission de quittance de loyer car la loi oblige à une gratuité de transmission.

Modèles de quittance

Il existe des quittances pré-établies qui facilitent le travail et sont d'excellents supports afin de ne pas omettre une information importante.  Vous pouvez consulter en ligne notre modèle, fourni sur ce site mais n'oubliez pas que, comme pour tout modèle, vous devrez l'adapter selon votre situation et vos besoins. Par exemple, vous devrez peut être ajouter la TVA si nécessaire.

Logiciels de quittancement

Pour éditer vos documents et gérer vos locations, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion locative. Ils vous permettent également de gérer l'ensemble de la gestion locative automatiquement : quittance de loyer, relance, courrier, avis d'échéance… Une solution efficace, simple et rapide ! Essayez donc Loyer Manager, très simple d'accès et d'utilisation.

Comparatif des logiciels d'édition

Certains logiciels spécialisés sont plus adaptés au particulier qu'au professionnel. C'est par exemple le cas de Quittance Express, EBP Location immobilière ou de Loyer Manager.

  1. Le permier a l'intérêt d'être simple d'utilisation, même si sont usage se limite principalement à l'édition des quittances. Il est compatible Windows.
  2. Le second est beaucoup plus complexe et nécessite de solides bases comptables. Il est surtout adapté aux administrateurs de bien ou aux SCI soumises à l'impôt société.
  3. Le troisième est un bon compromis en termes d'intuitivité et de fonctionnalités. Il a également l'avantage d'être à la fois compatible Mac et Windows.

Modes de transmission possibles

A noter également que le mode de transmission est au choix des deux parties. A elles de se mettre d'accord sur ce qu'elles préfèrent :

  • Une remise en main propre,
  • un envoi postal de quittance
  • une transmission par email de quittance électronique

Chaque mode de transmission a ses avantages :

La remise en main propre est pratique et peu coûteuse. Elle permet de se rencontrer et d'entretenir la relation humaine entre le bailleur et le locataire.

L'envoi postal de quittance de loyer permet de formaliser l'échange. Le papier a une valeur supplémentaire et apporte de la crédibilité. C'est le mode de transmission à privilégier en cas de relations tendues entre les deux parties.

Pour gagner du temps et réduire vos frais de gestion, vous pouvez opter pour notre système d'envoi postal en ligne. Il fonctionne par abonnement annuel et est très simple à utiliser : Vous recevez un email à chaque échéance si votre locataire a payé son loyer, alors il suffit cliquer sur un bouton pour que la quittance soit imprimée et expédiée par nos soins.

La transmission par email est pratique et rapide. C'est parfait lorsque le locataire veut demander une quittance de loyer que le bailleur lui a déjà envoyé. Le cout de l'impression n'est pas remboursable par le bailleur.

Comment adresser une quittance par email ?

La quittance peut être adressée soit directement par courrier ou de plus en plus fréquemment  par voie électronique (Email). Un envoi quittance postal chaque mois peut être fastidieux et représente des frais postaux que le bailleur ne peut pas se faire rembourser. L'Internet étant à présent démocratisé, il s'avère plus aisé, rapide, écologique et économique d'adresser la quittance de loyer par mail.

Pour assurer la sécurité des données, le document doit être adressé scanné et adressé sous format Pdf afin que les informations ne soient pas modifiées et que la signature apparaisse. La quittance de loyer n'a de valeur juridique que si elle est signée par le bailleur d'où la nécessité de la scanner pour obtenir un « certificat de signature électronique ».

 

Durée de conservation/validité d'une quittance

Suivant l'article 2224 du Code civil, les quittances de loyer doivent être conservées durant 5 ans. Au-delà de cette période, le bailleur ne pourra plus poursuivre le locataire pour impayés.

 

Questions / réponses

Peut-on facturer l'envoi des quittances ?

La loi vous interdit de facturer de frais de rédaction ou d'expédition. La majorité des agences immobilières facturaient l'envoi des quittances de loyer (de 0.5 à 3€ par envoi). Pour continuer à facturer ces frais, ils joignent un avis d'échéance à la quittance. Les frais de correspondances sont ainsi liés à l'appel de loyer au lieu de la quittance.
Optimisation fiscale : Si vous êtes au régime réel, les frais d'envoi liés à la gestion locative sont déductibles des revenus fonciers.

Quittance

Mon locataire réclame sa quittance mais il n'a pas payé. Que puis-je faire ?

La quittance dit que vous êtes quittes, que le locataire ne vous doit plus rien. Elle doit être envoyée si et seulement si le locataire a réglé l'intégralité du loyer et des charges associées à la période indiquée. Si ce n'est pas le cas, donnez lui un reçu en indiquant le solde à payer. Précisez sur le reçu que ce document ne donne pas quittance.

N'envoyez jamais de quittance de loyer avant d'être payé, sinon le locataire pourrait vous retourner ce document en vous signalant que vous avez bien reçu la somme totale.

Images de quittance

quittance de loyer haute résolution

Ancienne version

 

Aurélien Morillon est le fondateur du portail immobilier Alliance-habitat.com

 

2 réactions à “La quittance de loyer”

  1. Elisabeth

    En temps que particulier, je rédige mes quittances de loyer de façon manuscrite avec signature.
    Une de mes locataires me signale que certains organismes demandent à ce qu’elles ne soient
    pas manuscrites. Ont-ils le droit d’avoir une telle exigence ?

  2. Aurelien Morillon

    La quittance peut être produite de manière manuscrite. Cependant l’administration peut refuser les quitance manuscrite pour certaines démarches administratives (demande de carte grise, etc) Dans ce cas, le demandeur a la possibilité de fournir un autre document en tant que justificatif de domicile (facture électricité ou téléphone par exemple)

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