Modèle de contrat de location de salle ou lieu de réception

Louer une salle : passage obligé !

Vous envisagez de préparer un événement festif comme un mariage, un baptême, une réception, ou encore un anniversaire… pour lequel vous aurez de nombreux invités ? Vous aurez alors dans ce cas besoin louer une salle ou tout du moins un lieu de réception pour accueillir toute votre famille, tous vos amis… Il faut alors savoir que pour toute location de salle, vous devrez alors signer un contrat de location de salle. Mais aussi, si vous organisez votre réception en mai ou en juillet ou en août, il faudra réserver un an avant, ces mois étant très prisés pour se marier et logiquement, les salles de réception aussi.

Et pour que votre évènement se déroule le mieux possible dans les meilleures conditions, voici comment choisir la salle idéale, ainsi que quelques conseils sur les clauses à inclure dans votre contrat de location et les questions à poser avant de signer…

Choisir le type de salle idéal pour la fête

Afin que la fête soit parfaitement réussie, vous devez choisir un lieu qui reflètera le thème ou le ton de votre réception.

Vous aimeriez donner un caractère romantique à votre évènement ? Vous pourriez peut-être vous orienter vers un château ou un manoir.

Si vous êtes plutôt dans le style champêtre et campagnard, les lieux où la nature prédomine sont faits pour vous. Vous trouverez votre bonheur dans une fermette, une auberge, une grange ou un chalet…

Et si vous aimez le décor citadin et le style branché, pourquoi ne pas vous tourner vers un grand palace à Paris, ou une grande galerie d'art, ou encore un restaurant étoilé dans une belle ville, la plupart proposent la réservation de salle …

Quant aux amateurs d'originalité, voire de sensations fortes, ils pourront surprendre leurs convives en les invitant à faire la fête sur le toit d'un gratte-ciel, sous le chapiteau d'un cirque, ou soyons fou : sur une péniche!

Evidemment, comme vous n'aurez pas le temps de visiter toutes les salles de réception qui se proposent, le mieux à faire sera d'aller sur internet et de consulter par exemple des guides spécialisés comme lelieuparfait.com, 1001 mariages  ou encore des blogs sur lesquels vous pourrez dénicher de bonnes idées de lieux, et des liens intéressants pour l'organisation de votre évènement.

Le contrat de location

Signer un contrat de location est une formalité nécessaire pour toute location de salle. Ce document sera signé par les parties concernées, soit le preneur et le bailleur (pas nécessairement le propriétaire). Ce contrat inclue les obligations et responsabilités de chaque partie et les conditions relatives à la location (durée de la location, prix convenu et modalités de paiement, date du jour J, nombre de personnes…).

Si la salle vous convient et si vous souhaitez en faire la réservation, vous devrez alors verser un acompte.

Par précaution, pensez à demander à votre compagnie d'assurance si vous êtes couvert en cas de problème. Pour parer à toute éventualité, souscrivez une assurance annulation.

Que doit contenir le contrat de location d'une salle de réception ?

Avant de procéder à la signature du contrat de location, il est important de vérifier la présence de certaines clauses. Le document devra alors contenir :

• les coordonnées du preneur et du bailleur (identité, raison sociale, adresse),
• le tarif convenu pour la location de la salle et les modalités de paiement,
• le dépôt de garantie ainsi que les conditions relatives (montant minimum, restitution),
• la description du local loué (nom, adresse, les parties dont l'accès est privé, les équipements et matériels à disposition…),
• la date convenue pour l'évènement,
• les horaires convenus dans la location (heure de début et de fin de location),
• le traiteur (traiteur sur place ou traiteur extérieur)
• le parking,
• les clauses d'assurance,
• les conditions en cas d'annulation,
• les modalités de nettoyage après l'évènement,
• les prestations supplémentaires (droit de bouchon, photographe, autres professionnels…)
• les éventuelles activités interdites (feux d'artifice…)

Il faut savoir que ces différentes clauses ne sont pas exhaustives, et qu'il vous incombe d'y ajouter celles supplémentaires qui vous sembleront également utiles.

Exemple de contrat de location de salle de réception

Si vous ne savez pas encore comment se présente un contrat de location de salle, il est possible de trouver des modèles de type PDF sur des sites comme ooreka. Et pour vous faciliter la tâche, voici un exemple de contrat de location de salle de réception.

CONTRAT DE LOCATION DE SALLE

Entre les soussignés
(identité et coordonnées du bailleur)
et
(identité et coordonnées du preneur)

il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Désignation de la salle louée

Le contrat de location concerne la salle de réception nommée (nom) ainsi que les dépendances (indiquer les dépendances comme la cuisine…).

Article 2 : Equipements

Les équipements suivants seront à la disposition du preneur (lister les matériels). Ils devront être rendus en bon état de fonctionnement et feront l'objet d'un inventaire lors des états de lieux d'entrée et de sortie.

Article 3 : Destination de la salle louée

La salle est louée en vue d'u évènement (préciser le type de l'évènement).

Article 4 : Durée

La location est convenue se tenir le (date), à partir de (heure de début) jusqu'à (heure de fin). L'état des lieux sera effectué de jour de la location à (heures). La salle sera restituée au loueur à (heure) et l'état de sortie se fera obligatoirement en présence des deux parties.

Article 5 : Obligations du preneur

Le preneur est tenu de :

• Régler la somme de (montant en €) à la signature du présent contrat
• Verser le dépôt de garantie de (montant en €) à la signature du présent contrat
• Fournir une attestation d'assurance
• (indiquer les obligations supplémentaires s'il y a lieu)

Article 6 : Obligations du loueur

Le loueur s'engage à mettre à disposition du preneur, les locaux et dépendances convenus pour l'accueil de l'évènement susnommé, à la date et aux heures indiquées dans le présent contrat. En cas d'accident ou de sinistre, la responsabilité du loueur ne sera engagée qu'après le départ du preneur et de ses invités.

Article 7 : Sous-location

Il est interdit au preneur de sous-louer la salle et ses dépendances sauf accord avec le louer.

Article 8 : Contentieux

En cas de litige relatif à ce présent contrat, le tribunal du siège social du louer sera compétent faute d'accord à l'amiable.

Article 9 : Les clauses supplémentaires

Dans cette partie seront indiqués les règlements intérieurs de l'établissement, les questions des prestations supplémentaires…

Fait le (date) à (lieu)

Lu et approuvé par le bailleur Lu et approuvé par le preneur

Signature Signature