Dépôt de garantie en comptabilité

Lorsqu'on verse un dépôt de garantie à des tiers, on doit l'enregistrer dans les immobilisations financières. Le dépôt de garantie peut être une avance ou une caution particulière en immobilier. Il est considéré comme un montant indisponible jusqu'à ce qu'une condition suspensive soit réalisée. Pour enregistrer le dépôt de garantie, il faut se référer au compte 2751 relatif au « dépôt » ou le dépôt « 2755 » dédié aux « cautionnements ». On débite un de ces comptes puis on approvisionne le compte 404 consacré aux « fournisseurs d'immobilisations. » Dans le cas de la comptabilisation d'une retenue de garantie pour une opération d'affacturage, on peut utiliser le compte 275 « Dépôts et cautionnements versés ». Des comptables créent un sous compte 2756 dédié aux « fonds de garantie » pour l'enregistrement des fonds de garantie des emprunts. On utilise le compte 2751 lorsqu'une société de crédit-bail exige un dépôt de garantie. Toutefois, le dépôt de garantie n'est pas sujet à la TVA, car il n'est pas assujetti. Le dépôt de garantie est un moyen de protection pour le propriétaire. Il l'exige pour se protéger contre un possible non-paiement de loyer.

La comptabilisation de la dépréciation d'un dépôt de garantie

Une dépréciation du dépôt de garantie est possible lorsque la situation semble montrer qu'il n'est pas possible de récupérer le dépôt de garantie. Pour ce faire, le comptable approvisionnera le compte « provisions pour dépréciation des dépôts et cautionnements ». Il débitera le montant requis sur le compte 68662 dédié aux « dotations aux provisions pour dépréciation des dépôts et cautionnements. »

La Loi et la comptabilisation de la dépréciation d'un dépôt de garantie 

À l'instar des provisions, les dépréciations (y compris celle d'un dépôt de garantie) est un point crucial de l'arrêté des comptes. Elles impactent également sur les positions de la doctrine et celles de la jurisprudence qui permettent à l'entreprise d'adopter les mesures nécessaires en fonction de la situation. La société enregistre alors la dépréciation de son dépôt de garantie (avec les dépréciations des autres actifs et les provisions) aux termes de l'exercice, et ce, en application des textes comptables. Sur le plan fiscal, cette dépréciation peut avoir une grande incidence sur le résultat déficitaire. C'est d'ailleurs pour cette raison que certains experts ont tendance à ne pas la déduire. Mais c'est une mauvaise idée ! Parlons maintenant jurisprudence, le Conseil d'État exige d'une entreprise de ne pas réintégrer une donation aux provisions ou aux dépréciations déjà comptabilisées, sauf s'il existe un texte qui interdit sa déduction. En clair, la jurisprudence du Conseil d'État a démontré via cette réglementation que la comptabilité et la fiscalité vont toujours de pair. Ainsi, la reprise de dépréciation d'un dépôt de garantie, à la base non déduite fiscalement, alors qu'aucune règle du droit fiscal ne s'y oppose, est imposable au titre de l'exercice de cette reprise. En revanche, les corrections symétriques des bilans des exercices précédents peuvent alors être réalisées. Les dotations comptables dont la déduction est autorisée par la loi forcent l'entreprise à suivre le traitement appliqué en comptabilité et éviter la reprise de la dépréciation d'un dépôt de garantie. Ainsi, une correction symétrique est impossible si le contribuable décide de réintégrer délibérément la dotation en fonction du niveau de l'assurance qu'il a concernant la déductibilité de la dotation. Il faut retenir que l'absence de déduction fiscale est considérée comme une omission délibérée. Dans ce cas, la société risque une double imposition dont l'imposition de la reprise de provision sans déduction symétrique de la dotation.

La comptabilisation de la perte d'un dépôt de garantie

En cas de perte du dépôt de garantie, ce qui signifie qu'on ne peut pas recouvrer le montant versé, l'entreprise doit payer le dépôt de garantie de sa trésorerie. Ainsi, en cas de non enregistrement d'une dépréciation en amont, on procèdera à l'enregistrement du dépôt de garantie.  On crédite le compte 2751 « dépôts » ou le compte 2755 « cautionnements ». Après, il faut débiter le compte 6756 relatif aux « valeurs comptables des éléments d'actifs cédés – immobilisations financières ». Dans le cas d'un enregistrement préalable d'une dépréciation, la démarche se fait autrement. On débite le compte 2975 puis on crédite le compte 78662 « Reprises sur provisions pour dépréciation des dépôts et cautionnements ».    

Retenue du dépôt de garantie en cas d'usure normale des locaux

S'il s'agit d'une usure normale des lieux, il n'est pas nécessaire de comptabiliser le dépôt de garantie retenu. Les réparations causées par l'usage normal d'un bien ne sont en aucun cas à la charge de l'entreprise. Une partie du mur est-elle défraîchie ? Les salariés ou les personnes qui ont visité vos bureaux ont-ils laissé quelques empreintes sur des équipements loués avec le bâtiment ? Inutile de retenir ces incidences du dépôt de garantie, ce sont des « dégradations normales » que le propriétaire devra se charger de réparer au lendemain de la fin du contrat s'il le souhaite. En cas de litige, le Tribunal appréciera la vétusté au cas par cas. Et le verdict de la justice est souvent influencé par la durée d'occupation des lieux. En général, les juges considèrent que les dégradations qui résultent d'une occupation d'au moins 5 ans n'incombent pas à l'entreprise. Ils risquent même d'obliger le bailleur à payer un dédommagement à la société. Autre point à retenir : le dépôt de garantie ne peut pas servir à payer le dernier loyer. Très fréquemment, les propriétaires fixent le dépôt de garantie au même montant que le loyer d'un mois et cela peut induire à l'erreur. En l'occurrence, cette caution est un gage de votre bonne foi aux yeux du bailleur. Ce sera comme une garantie au cas où vous ne paierez pas le loyer et les charges à temps. Surtout, elle sert à réparer les éventuelles dégradations non liées à l'usure normale à la fin du contrat de bail. Par conséquent, vous ne pouvez pas comptabiliser le dépôt de garantie en tant que loyer du dernier mois d'occupation. À titre d'information, la loi du 6 juillet 1989 article 22 a fixé un délai de deux mois suivant la restitution des clés pour rendre le dépôt de garantie.   Information pratique : si vous êtes propriétaire d'un logement en location (maison ou appartement), utilisez un logiciel de gestion locative pour faciliter vos démarches administratives et comptables. Téléchargez Loyer Manager et testez-le gratuitement.

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Une personne a repondu à “Dépôt de garantie en comptabilité”

  1. schwartz

    bonjour
    je souhaite connaitre le compte a crediter lorsque l’on reçoit un dépot de garantie d’un mois, acompagné du 1er loyer du locataire. Ce depot reste en compta jusqu’au départ du locataire et doit lui être remboursé 1 mois aprés son départ, alors on passe l’ecriture inverse pour solder. Merci pour la réponse; Pierre s;

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