Manuel d'utilisation de Loyer Manager

 

Généralités

Loyer Manager est un logiciel de gestion locative immobilière : suivi des loyers et des paiements, quittances de loyer, régularisation des charges, relances... Un outil simple et efficace pour gérer un patrimoine immobilier locatif de manière autonome : appartements, maisons, garages, immeubles...

A qui s'adresse ce logiciel ?

Le logiciel a été développé pour être le plus accessible possible :
- aux particuliers "propriétaires bailleurs"
- aux SCI (Sociétés Civiles Immobilières)

Fonctionnalités

		Version gratuite	Version illimitée	Version illimitée multi-propriétaires
Gestion des loyers	Suivi des loyers et des paiements
	Lettre de relance, lettre de mise en demeure
	Appels et quittances de loyers
	Révision/indexation des loyers en fonction des indices INSEE : IRL, ICC ou ILC
	Enregistrement des paiements directs de la CAF
	Loyers mensuels, trimestriels, semestriels ou annuels
Gestion des locaux	Fiche d'information : appartement, maison, garage...
	Gestion d'immeuble : répartition des millièmes par local
Gestion des charges	Régularisation des charges récupérables, bilan détaillé à envoyer au locataire
	Enregistrement des charges pour la déclaration des revenus fonciers : charges récupérables, déductibles, non déductibles et intérêts d'emprunt
Gestion des locataires	Fiche d'information locataire
	Bilan des encours par locataire
	Historique des courriers envoyés au locataire
	Envoi des courriers par email
	Nombre maximum de locataires	1	illimité	illimité
	Nombre maximum de propriétaires/SCI	1	1	illimité
Impôts - Déclaration des revenus fonciers	Calculs pour le formulaire 2044 (particuliers)
	Calculs pour le formulaire 2072 (SCI)
Outils	Sauvegarde automatique

Fonctionnalités non supportées

- Loyers à paiement à terme échu
- Gestion de comptes d'associés
- SCI soumises à IS Ces fonctionnalités sont supportées par EBP Location immobilière

Configurations supportées

Système d'exploitation

Windows 7 Windows Vista Windows XP

Prise en main rapide

1 - Se familiariser avec le logiciel à l'aide de l'exemple. Parcourir les différents menus, cliquer sans modération sur les icones de la colonne de droite : l'exemple est fait pour ça !
2 - Supprimer l'exemple en cliquant sur le lien "Supprimer l'exemple"
3 - menu "Locaux -> Locaux en location" : Ajouter un nouveau local
4 - menu "Locataires" : Ajouter un nouveau locataire
5 - menu "Contrats" : Ajouter un nouveau contrat
6 - menu "Loyers et paiements" : Les loyers de l'année en cours ont été générés automatiquement. Renseigner les loyers déjà payés en cliquant sur l'icone
7 - menu "Charges et frais" : Renseigner les charges dépensées pour le local pour l'année en cours
8 - menu "Outils -> Informations Bailleur" : Compléter a minima nom, prénom, adresse, CP et ville

Les champs marqués par une étoile * sont à compléter obligatoirement

Répéter les points 3 à 7 pour chaque local en location. Par exemple, si vous possédez 3 locaux et 3 locataires, il faudra ajouter 3 locaux, 3 locataires et 3 contrats de location.

A partir de là, les loyers seront générés automatiquement en fin de mois. Un fois par mois, il faudra :
- Renseigner les loyers payés et suivre les éventuels encours des locataires
- Renseigner les charges dépensées

Bons loyers !

Présentation des icones

Détails : affiche les informations détaillées d'un local, d'un locataire...
Modifier : modifie les informations détaillées d'un local, d'un locataire...
Supprimer : supprime définitivement un local, un locataire...
Dupliquer : duplique une charge à l'identique
Historique : affiche l'historique des courriers envoyés au locataire.
Lettre de relance : génère une lettre de relance avec l'encours d'un locataire
Lettre de mise en demeure avec accusé de réception : génère une lettre de mise en demeure
Régularisation des charges : génère un bilan détaillé des charges locatives
Révision du loyer : révise le loyer en fonction de l'indice INSEE
Enregistrer un paiement : renseigne le paiement d'un loyer par un locataire
Appel de loyer : génère un appel de loyer
Quittance : génère une quittance de loyer

Menu d'accueil

Cette page dresse un bilan des encaissements de vos locations :
- Graphique des encaissements des 13 derniers mois
- Graphique des encaissements des 10 dernières années
Encaissement = loyers perçus + charges/provisions perçues (hors dépôt de garantie)

Menu Locaux -> Locaux en location

Cette page permet de gérer les locaux que vous mettez en location.

Pour ajouter un local, cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Local", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Identification du Local : Identification du local en complément de l’adresse. Par exemple : appartement 3G, maison, garage n°5... Ce champ est obligatoire.
- Adresse : Adresse du local. Cette adresse est utilisée pour l'envoi des courriers, sauf si vous indiquez une adresse alternative pour le locataire du local en question (menu 'Locataires')
- Informations complémentaires : Précisions sur le local. Par exemple : superficie, année de construction, travaux à faire... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas communiquées dans les courriers.

Détails : affiche les informations détaillées d'un local

Modifier : modifie les informations détaillées d'un local

Supprimer : supprime définitivement un local. A noter que le local restera présent dans l'historique des loyers et des charges.

Menu Locaux -> Immeubles

Cette page ne concerne que les propriétaires d'immeubles entiers. Elle permet de renseigner les millièmes (tantièmes) de chaque local, afin de ventiler les charges communes lors des régularisations de charges ou de la déclaration des revenus fonciers.

Pour ajouter un immeuble, cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouvel Immeuble", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Adresse de l'immeuble : Choisir une adresse parmi les adresses des locaux déclarés à l’menu ’Locaux -> Locaux en location’
- Local x : Choisir un local à rattacher parmi les locaux déclarés à l’menu ’Locaux -> Locaux en location’
- Millièmes du local x : Millièmes à utiliser pour ventiler les charges communes de l’immeuble sur ce local. Si la totalité de l’immeuble est en location, la somme des millièmes doit être égale à 1 000. Si une partie de l’immeuble est réservée à l’usage du propriétaire, la somme des millièmes peut être inférieure à 1 000.
- Informations complémentaires : Précisions sur l'immeuble. Par exemple : année de construction, travaux à faire... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Cas des charges d'ascenseur : le logiciel ne propose pas de clés de répartition pour les charges d'ascenseur. Il faut répartir manuellement les charges sur chaque local, en créant une charge d'ascenseur par local.

Détails : affiche les informations détaillées d'un immeuble

Modifier : modifie les informations détaillées d'un immeuble

Supprimer : supprime définitivement un immeuble. A noter que l'immeuble restera présent dans l'historique des charges.

Menu Locataires

Cette page permet de gérer vos locataires.

Pour ajouter une locataire, cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Locataire", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Nom Prénom : Par exemple M. DUPOND Jean. Cette information est utilisée pour l’envoi des courriers. Pour les couples ou les colocataires, indiquez l’ensemble des preneurs tels qu’ils apparaissent sur le bail. Ce champ est obligatoire.
- Téléphone : Numéro de téléphone du locataire
- Email : Adresse email du locataire
- Adresse Postale : A compléter uniquement si l’adresse postale du locataire est différente de l’adresse de la location : par exemple pour un locataire qui vient de quitter un appartement ou pour une location de garage. Cette information est utilisée pour l’envoi des courriers. Si ce champ n’est pas renseigné, l’adresse de la location est utilisée pour l’envoi des courriers.
- Informations complémentaires : Précisions sur le locataire. Par exemple : nom et coordonnées de la caution solidaire, deuxième numéro de téléphone... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Détails : affiche les informations détaillées d'un locataire

Modifier : modifie les informations détaillées d'un locataire

Supprimer : supprime définitivement un locataire. A noter que le locataire restera présent dans l'historique des loyers.

Enregistrer un paiement : affiche les loyers en retard et en attente, et permet d'enregistrer un paiement.

Historique : affiche l'historique des courriers envoyés au locataire.

Lettre de relance : génère une lettre de relance avec l'encours d'un locataire, avec le détail des loyers en retard. Les loyers en attente (dont l'échéance n'est pas encore dépassée) n'apparaissent pas dans la lettre de relance.

Lettre de mise en demeure avec accusé de réception : génère une lettre de mise en demeure, avec le détail des loyers en retard. Les loyers en attente (dont l'échéance n'est pas encore dépassée) n'apparaissent pas dans la lettre de mise en demeure.

Menu Contrats

Cette page permet de gérer vos contrats de location.

Pour ajouter un contrat, cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Contrat", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Locataire : Choisir un locataire dans la liste des locataires déclarés à le menu ’Locataires’. Ce champ est obligatoire.
- Local : Choisir un local dans la liste des locaux déclarés à l’menu ’Locaux -> Locaux en location’. Ce champ est obligatoire.
- Loyer nu : Indiquer le loyer hors charges. Cette valeur est utilisée pour la génération automatique des loyers.
- Provisions de charges : Indiquer les provisions de charges. Cette valeur est utilisée pour la génération automatique des loyers.
- Périodicité du loyer : Indiquer la périodicité du loyer et des charges : loyer mensuel, bi-mensuel, trimestriel, semestriel, annuel...
- Indice de révision : Indiquer l'indice à appliquer pour la révision du loyer. Par défaut, l'IRL s'applique (location à usage de résidence principale). Pour les locations à usage commercial et les garages, l'ICC ou l'ILC s'appliquent.
- Dépôt de garantie : Indiquer le dépôt de garantie versé par le locataire. Il vous appartient de mettre à jour cette valeur, par exemple si vous réalisez une saisie sur le dépôt de garantie en cas de loyer impayé.
- Date d'entrée : Indiquer la date du début du contrat de location. Les loyers de l'année en cours sont générés automatiquement. En cas d’entrée en cours de mois, le logiciel génère le premier loyer au prorata temporis.
- Date de sortie : Indiquer la date de fin du préavis : ne renseigner ce champ que lorsque le locataire a donné son préavis. Le logiciel utilise cette date pour mettre automatiquement fin au contrat de location (arrêt de la génération automatique des loyers). En cas de sortie en cours de mois, le logiciel génère le dernier loyer au prorata temporis.
- Informations complémentaires : Précisions sur le contrat. Par exemple : date de la prochaine indexation du loyer, clauses spécifiques... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Si vous possédez 3 locaux loués à 3 locataires distincts, il faudra ajouter 3 locaux, 3 locataires et 3 contrats de location.

Pour chaque contrat de location déclaré, les loyers sont générés automatiquement en début de mois pour le mois suivant. Les loyers sont générés ’terme à échoir’, avec pour échéance le 05 du mois. Par exemple, le loyer du 01 au 31 mai sera généré le 01 avril, et il sera à payer avant le 05 mai.

Détails : affiche les informations détaillées d'un contrat de location

Modifier : modifie les informations détaillées d'un contrat de location

Supprimer : supprime définitivement un contrat de location.

Régularisation des charges : génère un bilan détaillé des charges locatives et des provisions de charge sur un période donnée.

• Les charges locatives doivent avoir été déclarées préalablement dans le menu 'Charges et frais', avec le champ 'Type de charge' appartenant à la catégorie 'Charge locative/récupérable'. Les charges sont imputées au locataire au prorata temporis.
• Les provisions de charge sont additionnées sur la période sélectionnée, sur la base des loyers existants. Le bilan indique ensuite la régularisation de charge à appliquer, en fonction du trop ou du moins perçu.
• Pour faire une régularisation des charges :
  1. Charges : vérifiez que vous avez bien déclaré les charges locatives correspondant à la location à le menu "Charges et frais". Seules les charges dites "locatives" sont reprises dans la régularisation, au prorata temporis. Pour les propriétaires d'immeuble, les charges d'immeuble sont ventilées en fonction des millièmes de chaque appartement déclarés à le menu "Locaux->Immeubles".
     
  2. Provisions pour charges : le logiciel utilise les provisions pour charges des loyers existants. Donc si vous venez d'installer le logiciel, il faut créer rétroactivement les loyers pour l'année passée. Pour simplifier, vous pouvez créer un loyer unique du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec un montant du loyer nu x12 et provisions pour charges x 12. Pour ce faire, au menu "Loyers et paiement" => "Ajouter un nouveau loyer", avec les valeurs suivantes :
     - Local : à choisir dans la liste
     - Locataire : à choisir dans la liste
     - Loyer : "Loyer 2009"
     - Période du: 01/01/2009
     - au: 31/12/2009
     - Loyer hors charges: 6000 € (=loyer mensuel nu x12)
     - Charges: 600€ (=charges mensuelles x 12)
     - Echéance : 31/12/2009
     
     Puis "Ajouter".
     Enfin, toujours à le menu "Loyers", cliquez sur l'icône de paiement , puis renseignez les valeurs suivantes :
     - Paiement reçu du locataire: 6600 €
     - Paiement reçu le : 31/12/2009
     
  3. Au menu "Contrats", cliquer sur l'icone de la location à régulariser
  4. Modifier si nécessaire la période de régularisation, en cliquant sur "Modifier la période de régularisation". Par défaut, lorsque vous ajoutez un nouveau contrat, la date de dernière régularisation est la date d'entrée du locataire.
  5. Cliquer sur "Valider la régularisation". Un courrier à l'attention du locataire vous sera alors automatiquement proposé. Un loyer "Régularisation des charges" est créé pour tracer la régularisation.

Révision du loyer : révise le loyer en fonction des indices INSEE : IRL, ILC ou ICC. Le loyer est révisé de date à date, en fonction de l'indice choisi. A vous de préciser la période de révision du loyer, en fonction des clauses de votre bail.

En général, un loyer est révisé tous les ans à la date anniversaire du bail. Par exemple, si la dernière révision a été faite le 01/03/2009, indiquez comme période de révision : du 01/03/2009 au 01/03/2010. Par défaut, le logiciel prend la date d'entrée du locataire comme date de dernière révision : corrigez si nécessaire en cliquant sur "Modifier la période de révision".
Vous pouvez aussi modifier l'indice utilisé (IRL, ICC, ILC...). Par défaut, le logiciel utilise l'IRL (Indice de Révision des Loyers, à utiliser pour les logements à usage d'habitation principale). Pour un garage ou un local commercial, utilisez l'ICC ou l'ILC, en fonction de la clause de révision de votre bail.
Après validation de la révision du loyer :
- une lettre de révision à l'intention du locataire sera proposée
- le nouveau loyer sera enregistré par le logiciel pour la génération des prochains loyers (pas de rattrapage des loyers déjà existants)

Remarque pour les rattrapages d'indexation:
Loyer Manager permet de rattraper les révisions de loyer non réalisées. Pour cela il suffit d'ajuster la période de révision :

• pour les loyers d'habitation, les rattrapages antérieurs au 08 février 2008 devront être fait manuellement, car le logiciel n'intégre pas l'ancien IRL. Le logiciel se base sur le nouvel IRL en vigueur depuis le 08 février 2008.
• le logiciel ne prend pas en compte un rattrapage rétroactif des loyers.
  • Le paiement des augmentations peut être réclamé rétroactivement pendant une durée de 5 ans.
  • Pour les propriétaires qui souhaitent demander ce paiement, le calcul devra être manuel.
  • Il faudra ensuite ajouter un loyer spécifique dans le logiciel pour suivre le paiement du rattrapage.



Menu Loyers et Paiements

Cette page permet de gérer les loyers et les paiements reçus de vos locataires.

Pour chaque contrat de location déclaré, les loyers sont générés automatiquement le premier du mois pour le mois suivant. Les loyers sont générés ’terme à échoir’, avec pour échéance le 05 du mois. Par exemple, le loyer du 01 au 31 mai sera généré le 01 avril, et il sera à payer avant le 05 mai.

En pratique, vous n'avez quasiment jamais à ajouter manuellement de loyer. Il vous suffit de renseigner les paiements reçus. Si vous souhaitez tout de même ajouter un loyer (par exemple pour compléter l'historique des loyers, ou pour ajouter un loyer exceptionnel) : cliquer sur le bouton "Ajouter un Nouveau Loyer", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Locataire : Choisir un locataire dans la liste des locataires déclarés à le menu ’Locataires’.
- Local : Choisir un local dans la liste des locaux déclarés à l’menu ’Locaux -> Locaux en location’.
- Loyer : Libellé du loyer. Par exemple : Loyer juin 2011
- Période du : Indiquer le début de la période à laquelle se rapporte le loyer.
- au : Indiquer la fin de la période à laquelle se rapporte le loyer. La durée de la période est libre (fraction de mois, mois entier, année...). Par exemple, si vous complétez l'historique des loyers pour un locataire, vous pouvez créer un loyer annuel unique (au lieu de 12 loyers mensuels).
- Loyer hors charges : Indiquer la valeur du loyer hors charge sur la période déclarée. Par exemple, si la période est une fraction de mois, utilisez la règle de 3 pour calculer le loyer sur la période.
- Charges : Indiquer la valeur des charges sur la période déclarée. Par exemple, si la période est une fraction de mois, utilisez la règle de 3 pour calculer les charges sur la période.
- Echéance : Indiquer la date à laquelle le loyer est à payer au plus tard.
- Informations complémentaires : Précisions sur le loyer. Par exemple : réduction exceptionnelle... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Après avoir ajouté un loyer, le bouton permet de renseigner le paiement du loyer.

En fonction du paiement du loyer par le locataire, plusieurs statuts existent pour les loyers :
- Payé : Le locataire a payé le loyer (à 1 euro près).
- En attente : Le locataire n'a pas payé le loyer, l'échéance n'est pas encore dépassée.
- En retard : Le locataire n'a pas payé le loyer, l'échéance est dépassée.
- Paiement partiel : Le locataire a payé seulement une partie du loyer.

Détails : affiche les informations détaillées d'un loyer

Modifier : modifie les informations détaillées d'un loyer. Par exemple pour ajuster un loyer ou les charges.

Supprimer : supprime définitivement un loyer

Enregistrer un paiement : renseigne le paiement d'un loyer par un locataire
- Paiement reçu du locataire : Indiquer le montant du paiement reçu. Dans le cas d'un règlement partiel, indiquer le montant partiel reçu. Puis, à la réception de l'intégralité du paiement, remplacer le montant partiel par le montant total. Si vous souhaitez garder une trace du paiement partiel, utilisez le champ 'Informations complémentaires, détails du paiement'. A noter que si la valeur du paiement est supérieure au montant total du loyer, l'excédent payé par le locataire augmente automatiquement les provisions de charge du mois concerné.
Si un locataire paye plus d'un loyer à la fois, la répartition doit se faire manuellement entre les différents loyers concernés. Le logiciel n'intégre pas une répartition "automatique" des paiements, chaque propriétaire ayant une façon un peu différente de répartir les paiements (certains cas de répartition sont délicats, notamment si un locataire a un appartement et un garage sur des baux séparés).
- Paiement reçu de la CAF : Le cas échéant, indiquer le montant du paiement reçu de la CAF.
- Paiement reçu le : Indiquer la date de réception du paiement.
- Informations complémentaires, détails du paiement : Précisions sur le loyer. Par exemple, numéro de chèque, numéro de virement, détails sur un paiement partiel... Ces informations servent uniquement de mémo, et ne sont pas utilisées par le logiciel.

Appel de loyer : génère un appel de loyer.

Quittance : génère une quittance de loyer. Une quittance ne peut être générée que si le loyer a été payé, en totalité ou en partie.

Menu Charges et frais

Cette page permet de gérer les charges et frais engendrés par les locaux en location (afin de calculer automatiquement la régularisation des charges à le menu 'Contrats').

Pour ajouter une charge : cliquer sur le bouton "Ajouter une Nouvelle Charge", remplir les champs, puis cliquer sur le bouton "Ajouter".
- Libellé : Brève description de la dépense. Sur les bilans de régularisation de charges, seule cette description apparaît (le nom du fournisseur n’apparaît pas).
- Fournisseur : Sélectionner un Fournisseur / Entrepreneur dans la liste des fournisseurs existants. Pour renseigner un nouveau fournisseur, compléter la ligne Nouveau Fournisseur / Entrepreneur.
- Nouveau Fournisseur / Entrepreneur : Nom du fournisseur ou de l’entrepreneur. Pour les dépenses déductibles de réparation, d’entretien et d’amélioration, renseigner le nom et l’adresse de l’entrepreneur. De même pour les intérêts d’emprunt, renseigner le nom et l’adresse de l’organisme prêteur. Pour les autres dépenses, seul le nom est nécessaire.
- Local : Sélectionner le local auquel se rapporte la dépense. S’il s’agit d’une dépense commune pour un immeuble, sélectionner l’immeuble auquel se rapporte de la dépense (immeuble à déclarer préalablement, menu ’Locaux -> Immeubles’) : la dépense sera répartie en fonction des millièmes de chaque local de l’immeuble. Ce champ est obligatoire.
- Type de charge : Sélectionner un type de charge dans la liste proposée. Le type de charge permet au logiciel de réaliser des traitements automatiques, par exemple la régularisation des charges locatives ou les déclarations de revenus fonciers 2044 ou 2072. Ce champ est obligatoire.
- Montant TTC : Montant TTC de la dépense.
- Date d’acquittement : Date à laquelle vous avez réglé la dépense. Par exemple, pour une facture d’électricité relative à l’année passée, mais que vous avez réglée cette année, indiquez la date de règlement de l’année en cours.

Charges récupérables/locatives (prorata temporis):
- Période du : Cette ligne ne concerne que les charges récupérables/locatives. Indiquez le début de la période à laquelle se rapporte la dépense. Cette information est utilisée pour le calcul de régularisation des charges locatives.
- au : Cette ligne ne concerne que les charges récupérables/locatives. Indiquez la fin de la période à laquelle se rapporte la dépense. Cette information est utilisée pour le calcul de régularisation des charges locatives.

- Informations complémentaires : Précisions sur la charge. Par exemple : mode de règlement, numéro de chèque utilisé pour le paiement...

Détails : affiche les informations détaillées d'une charge

Modifier : modifie les informations détaillées d'une charge.

Dupliquer : duplique une charge. Icone à utiliser pour les charges récurrentes (électricité, eau...). Il faut ensuite modifier la charge dupliquée, par exemple en changeant le montant ou la date d’acquittement.

Supprimer : supprime définitivement une charge.

Remarque sur les charges d'immeuble gérées par un syndic :
Dans le cas d’un local en copropriété géré par un syndic, renseigner à la fois les provisions de charges acquittées pour l’année en cours et les arrêtés de comptes pour l’année écoulée (dans l'esprit de la déclaration 2044).
- Revenus de l'année en cours : seules les provisions pour charges versées au syndic sont prises en compte pour le calcul du revenu net. Les relevés annuels du Syndic sont ignorés dans le calcul.
- Revenus des années passées : seuls les relevés annuels du syndic sont pris en compte. Les provisions sont ignorées.

Remarque sur les charges d'immeuble (cas d'un propriétaire d'immeuble entier) :
- Les charges d'immeuble sont réparties sur les locaux selon les millièmes déclarés à le menu 'Locaux->Immeubles'

Remarque sur les charges d'ascenseur : le logiciel ne propose pas de clés de répartition pour les charges d'ascenseur. Il faut répartir manuellement les charges sur chaque local, en créant une charge d'ascenseur par local.




Menu Outils -> Déclaration impôts (aide à la déclaration des revenus fonciers)

Les calculs fournis dans cette page ont pour objectif de vous aider à vérifier votre déclaration de revenus fonciers. Il vous appartient d'en vérifier l'exactitude. Le Rocher Digital ne saurait être tenu responsable pour d'éventuelles erreurs dans cette page.
Les calculs reprennent les principes des déclarations françaises 2044 (particuliers) et 2072 (SCI non soumises à l'impôt sur les sociétés). Les calculs se basent sur la situation standard, et doivent être adapté pour les régimes ou situations particuliers.
Pour plus de précisions, rendez vous dans le menu déclaration d'impôts