Une lettre recommandée par mail est-elle légale ?

La gestion locative regroupe de nombreuses missions : envoi de quittances de loyer, relance des loyers impayés, résiliation de bail, contrat de location, état des lieux… La liste est longue … Dans certains cas, le propriétaire bailleur ou le mandataire doit adresser des courriers recommandés au locataire pour des loyers impayés ou pour résilier un bail par exemple. Dans ce cadre, Internet parait un outil très pratique, rapide et économique. Le bailleur peut être tenté d'envoyer une lettre par courrier électronique au lieu de l'envoyer par la poste en lettre recommandée. L'envoi d'une lettre recommandée par voie postale avec avis de réception daté fournit une preuve en cas de litige. Un mail est-il valable face aux tribunaux ? Que dit l'administration ?

Dispositif légal

L'administration admet la validité d'une lettre recommandée adressée par voie électronique, si l'envoi répond toutefois à certaines conditions :

• l'expéditeur (bailleur, mandataire ou agence immobilière) doit garantir l'identité du destinataire et de l'expéditeur sur le courrier mail
• si le destinataire n'est pas un professionnel (comme le bailleur par exemple), l'accord préalable du locataire doit être obtenu par écrit
• les dates d'expédition et de réception doivent être garanties, vérifiables et mentionnées clairement sur le courrier
• un avis de réception doit être adressé à l'expéditeur par voie électronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver.

Ce qu'il faut faire …

La lettre recommandée originale envoyée par voie informatique, le reçu informatique et les éventuelles réponses du locataire doivent être conservés pendant 1 an minimum.

Lorsque le locataire reçoit son courrier par voie électronique, il a  un délai de 15 jours pour accepter le courrier ou le refuser par écrit.
Si le locataire mentionne son refus, alors le bailleur doit envoyer le courrier recommandé par la poste, en version classique.

Ci-après le décret n°2011-144 du 2 février 2011 relatif à l'envoi d'une lettre recommandée par courrier électronique